С момента начала ведения коммерческой деятельности любой субъект хозяйствования начинает формировать архив документов. Чаще всего к моменту ликвидации компании либо ИП завершающая работа с документами становится особенно сложной и ответственной. В данной статье мы рассмотрим основные моменты подготовки и передачи документов в архив, с которыми сталкиваются организации и индивидуальные предприниматели при ликвидации. Укажем варианты помощи специалистов HORAS.
Что конкретно нужно передавать в архив и зачем?
Одним из первых этапов работы с документами является их отбор — то есть формирование архивного фонда. Понятие «архивного фонда» включает обязательный перечень документации, которая должна храниться у субъекта хозяйствования и в последующем сдаваться в архив в случае прекращения его деятельности.
Важно принять решение о том, какие документы необходимо сохранить для передачи в архив, а какие можно уничтожить. При этом важно учесть, что архив должен содержать только те документы, которые действительно необходимы для восстановления истории организации. Такое решение базируется на действующем законодательстве.
Как готовить документы к архиву правильно?
В стандартном прядке алгоритм должен быть следующим:
- Отбор необходимых документов
- Восстановление недостающих документов
- Формирование документов в дела (корректно)
- Составление историко-архивной справки
- Проведение описи
- Подшивка дел
- Передача в архив
После отбора документов следующим шагом является восстановление отсутствующих документов. Этот процесс может быть довольно трудоемким. Далее документы формируются в дела. Это подразумевает группировку документов по видам, периодам или другим признакам, которые помогут облегчить их поиск и использование.
Затем следует составление историко-архивной справки, которая содержит информацию о деятельности организации, ее структуре, основных этапах развития, учредителях и т.д. Наконец, происходит опись документов. Она содержит перечень всех переданных в архив документов с указанием их названия, даты создания и других важных характеристик.
Особенности по передаче документов в архив
При передаче подшитых в архив документов часто возникают определенные нюансы. Без опыта и практики самостоятельно оперативно решить дополнительные вопросы оказывается не так просто. Наши специалисты помогают учесть специфику конкретного городского и районного архивов.
Работа по подготовке документов и последующей их передаче в архив в большинстве случаев кропотливая и сложная, требует владения многими навыками и знаниями, связанными с делопроизводством и формированием архивного фонда. Архив принимает только правильно оформленные дела.
Важно хорошо разбираться во всех особенностях профильного законодательства: в соответствии с Законом Республики Беларусь № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» от 02.12.2011 г., Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях», Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 24 мая 2012 г. № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь», а также Правилами работы государственных архивов, утвержденными Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 августа 2022 г. № 119.
Участие опытных профессионалов
Разобраться со всеми нюансами помогут специалисты нашей компании. Это позволит не только сэкономить временные и прочие ресурсы, но и предотвратит наступление негативных последствий. При этом участие квалифицированного юриста является обязательным; он поможет в следующих вопросах:
- Консультация по действующему законодательству в области архивного делопроизводства. Юрист поможет разобраться в правилах и требованиях к подготовке документов для передачи в архив, а также в особенностях работы с архивами в процессе ликвидации компании.
- Разработка плана действий по подготовке документов для архива и контроль его выполнения. В том числе предварительной анализ текущей ситуации и состояния документации.
- Сопровождение процесса отбора документов для передачи в архив. Специалист оценит значимость каждого документа и определит, какие из них необходимо сохранить для передачи в архив.
- Помощь в восстановлении недостающих документов. Если в процессе ликвидации были утрачены некоторые документы, юрист сможет подсказать, как их можно восстановить и какие процедуры для этого необходимо выполнить.
- Составление историко-архивной справки и описи документов. Специалист поможет соблюсти все требования к их оформлению.
- Представление интересов компании во взаимодействии с архивными учреждениями — от имени компании при передаче документов на хранение и решении возможных споров и разногласий с архивами.
Подготовка документов ликвидируемой компании (ИП) для передачи в архив является сложным и ответственным процессом, требующим профессионализма и глубоких знаний в области архивного дела. От качества этой работы зависит сохранение истории организации и возможность ее восстановления в будущем.
Проконсультируйтесь со специалистами HORAS и задайте интересующие вопросы по указанному направлению.