Подготовка и сдача документов в архив
В зависимости специфики, типа компании и характера ее деятельности опытные юристы HORAS определят перечень такой документации и помогут все подготовить необходимым образом.
Подготовка документов в архив предусматривает:
- Составление перечня необходимых документов (только тех, которые предусмотрены для сдачи в архив)
- Оформление их в дела
- Подшивку или переплет дел
- Нумерацию листов в делах
- Оформление реквизитов обложки дел
- Составление историко-архивной справки об организации
- Составление внутренней описи документов дел
Сдача документов в архив простым и понятным языком. В формате ответов на популярные вопросы (FAQ).
В обязательном порядке в архив сдаются документы о создании и ликвидации организации, а также документы по личному составу. Перечень остальных документов во многом зависит от специфики деятельности конкретной организации.
Как правило, кроме вышеуказанных документов в архив передаются протоколы общего собрания участников (или решения участника), годовые бухгалтерские балансы, годовые статистические отчетности, приказы директора по основной деятельности, приказы директора по личному составу, документы по зарплате и др.
Передаваемые в архив документы должны быть правильно сформированы в дела. Правила оформления документов при сдаче их в архив содержатся в следующих нормативно-правовых актах: Постановление министерства юстиции республики Беларусь 19 января 2009 г. n 4 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях», Постановлении министерства юстиции республики Беларусь 24 мая 2012 г. № 140 «О перечне типовых документов национального архивного фонда республики Беларусь», а также «Правилах работы государственных архивов», утвержденных Постановлением Министерства юстиции от 31 августа 2022 г. № 119.
Невыполнение требований по оформлению документов ведет к отказу в их приеме работниками архива и невыдаче справки о приеме документов. Квалифицированные юристы HORAS помогут избежать ошибок при оформлении и формировании документов в дела и передаче их в архив.
По доверенности от ликвидатора или учредителя (участника) организации.
15-ЛЕТНИЙ ОПЫТ
Подготовим и поможем сдать в архив все необходимые документы: оперативно и в срок
Взаимодействие с архивом без вашего участия
Наши юристы на основании уполномоченных документов передают дела вашей организации в архив и получают Справку о сдаче документов.
Соблюдение требований архивов
Ключевой момент – полное соблюдение требований предъявляемых архивами к документам ликвидируемой организации
Восстановление документов
Юристы HORAS готовы восстановить недостающие или утерянные документы вашей организации
ЦЕНАСТОИМОСТЬ УСЛУГ
Подготовка и сдача документов в архив при ликвидации в Минске
Квалифицированная и оперативная помощь профессиональных и компетентных юристов компании HORAS
Сдача документов ликвидируемого ИП в архив
- Копия свидетельства о регистрации
- Штатные расписания и изменения к ним
- Приказы индивидуального предпринимателя по личному составу (о приеме и увольнении наемных лиц)
- Расчетно-платежные ведомости
- Платежные ведомости
- Книги по заработной плате наемных лиц
- Трудовые договоры (договоры подряда) (в случае отсутствия документов, указанных в предыдущих пунктах)
- Систематизация документов в описи осуществляется по хронологии (на основании учета датировки документов)
- Каждое дело (том) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером
- Графы: дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела
Особенности передачи документов в архив при ликвидации организации
Сдача документов организации в архив в Беларуси
Работа по анализу, подготовке и последующей передаче документов юридического лица в архив сложная, кропотливая, требующая знания многих аспектов по делопроизводству и формированию архивного фонда. В архив передаются только дела постоянного хранения и по личному составу за весь период деятельности. Их передача производится по описи. Одновременно с описью составляется историко-архивная справка. В ликвидируемых организациях часто отсутствует сотрудник, в должностные обязанности которого входит подготовка и сдача документов организации в архив. Это, как правило, приводит к многочисленным нарушениям, выявляемым уже в ходе первой же проверки компетентного органа.
Требования архивов в зависимости от региона
Каждый архив предъявляет свои требования к оформлению документов ликвидируемой организации, а также индивидуального предпринимателя. Несмотря на утвержденные нормативные правовые акты на практике присутствуют определенные особенности и нюансы. Опытные юристы HORAS благодаря обширному опыту в вопросах передачи документов в архив при ликвидации организации помогут избежать любые сложности.
Алгоритм подготовки документов к сдаче в архив
Процесс передачи соответствующей документации в архив состоит из нескольких этапов:
- Сбор документов, их распределение по делам и определение срока хранения.
- Проведение экспертизы ценности документов: определение документов, подлежащих постоянному хранению, и временное хранение остальных.
- Оформление дел: подшивка документов в папки, нумерация, написание дат и заголовков.
- Составление описей дел и передача их на архивное хранение.
Соблюдение этих правил позволит избежать повторных обращений в архив и переработки документов, а также получение необходимой справки о сдаче документов в архив.
